【DXコンサル奮闘記】創立70年プラスチック加工業編🚗💨：始動！

こんにちは！DXアドバイザーの林です。✨

先日、創立70年という輝かしい歴史と、地域に根ざした確かな技術をお持ちのプラスチック加工業の企業様へ伺ってきました。

弊社からは高速道路を使って30分ほど。冬の柔らかな日差しの中、ちょっとしたドライブ気分で「今日は現場のどんな『もやもや』を解消できるだろうか」と、期待に胸を膨らませながらハンドルを握りました。🚗💨

今回は、前回のヒアリングを経て、私が「8割がた完成」させた改善版Excelを持参してのデモンストレーションです。

単に便利なツールを届けるのではなく、現場の方々が「これなら自分たちの仕事が本当に楽になる！」と確信を持てるまで伴走する。それが私のスタイルです。

そこで改めて浮き彫りになったのは、多くの老舗企業が共通して抱えている「頑張りすぎるExcelによる負のループ」でした。

「転記の嵐」が現場の創造性を奪っている

まず着手したのは、現場の大きな負担となっていた「買掛金集計表」の改善です。

お預かりしていた既存のExcelは、まさに「手入力のデパート」。

合計や小計といった計算部分には関数がセットされているものの、肝心のデータはあちこちの資料を目で追いながら、一つひとつ手で打ち込まれていました。

事前に作業風景を動画で共有いただいていたので、実務とのズレはありませんでしたが、その「手間」の多さを再認識しました。

そこで私は、DXアドバイザーとして係長へ、業務の根幹に関わるアドバイスをさせていただきました。📢

「データが点在してしまうのは、ある程度は仕方のないことです。
しかし、せっかく立派な生産管理システムがあるのに、そこを無視してExcelで二重管理をしてしまうと、情報の『正解』が分からなくなり、メンテナンスの時間は増え続ける一方です。
システムを『情報の源泉』とし、そこからデータをダウンロードしてExcelに流し込む『一方通行』のルールを作りましょう。
そうしないと、Excelが増えれば増えるほど、皆さんの大切な時間は奪われてしまいます」

この提案に、係長も深く納得。

今回は、不足していた「支払先の口座情報」をシステム側で一括メンテナンスしていただくことになりました。

これで、システムデータとExcelが一本の線でつながり、仕訳データを自動生成するための「データの基盤」が整いました。💡

RPA化の前に、まずExcelを「整理整頓」する

お客様の当初の願いは「この面倒な転記をRPA（自動化ロボット）で丸投げしたい」というものでした。

しかし、私はあえて「RPA化の手前にあるExcelの効率化」を実例でお見せしました。

次に着手したのは「売掛管理表」です。

【改善後のデモンストレーション】

システムから出した売上データを、Excelの指定シートに「ポン」と貼り付け。
続いて受注残データをダウンロードして、隣のシートに「ポン」。
……はい、これだけで終了です！仕込んだ関数が瞬時に集計を終え、あとは各担当へメールするだけの状態になりました。

「手作業でやっても、慣れれば1分もかかりません。今私が行ったこの『貼り付け』という動作をRPAに覚えさせれば、皆さんは『再生ボタン』を押してコーヒーを飲んでいる間に仕事が終わります」

「今まであんなに苦労していた時間は何だったの……！？」と驚く担当者様。😲

RPAという高度なツールを入れる前に、まずExcelを使いやすく「整理整頓」してあげる。
この「データの土壌づくり」こそが、DXを成功させるための絶対条件なのです。

難敵PDFと、手書き棚卸しへの挑戦

打ち合わせの後半では、さらに現場の深い悩みにも触れました。

「難敵」PDFのデータ化： 今まで目視で行うしかなかったPDF検収書の照合作業。私はGoogle Colab（Python）を用いた解析を提案しました。
無料で使えて文字認識（OCR）の精度も抜群です。
ただし、クラウド利用には企業のセキュリティポリシーが関わるため、ここは慎重に社内検討をお願いしました。
手書き棚卸しからの脱却： 2月末の棚卸し。今も「紙に品番と数量を手書きし、後でExcelに打ち直す」という二重手間が発生中。
「手書きをやめ、ライセンス料無料のExmentを導入しませんか？」と提案しました。

マネージャー様の少し複雑な表情からは、現場の長年の慣習を変える難しさを感じましたが、そこを無理に押し通さないのもDXアドバイザーの役割。
まずは既存のExcelをじっくり拝見し、現場が「これなら変えたい」と思える着地点を一緒に探ることにしました。