第六章 私の提案する解決策は！
郵便料金の値上げと請求書発行から発送までの業務に掛かる経費を削減するために、DX化を推進することが解決策です。
具体的には、請求書のクラウドサービスを利用してオンラインで提供するシステムを導入することにより、発送までに掛かるコストと郵送によるコストを削減できます。
このようなサービスは、導入から運用までの移行が容易であり、多くの場合、導入後のサポート体制も整っているため安心です。
ただし、このサービスの利用には費用が伴います。
実は私の提案は、この費用さえも圧縮することが出来るのです。
それは、自社サーバーや外部サーバーを利用して同様の機能を構築することができるシステムです。
自社で管理できる環境を整えることにより、月額の費用は、サーバー代のみ。
従ってオンプレで自前のサーバーを用意する場合は、初期費用のみで月額費用は発生しません。
それでは、何故初期費用のみで月額はサーバー代だけもしくは0円なのか？
先程の例を用いて説明させて頂きます。
印刷開始から封入れまでの時間に多くの時間が掛かっていましたが、基幹システムと連動することにより時間の圧縮が可能です。
理由は簡単です。基幹システムで請求の印刷指示は行いますが、そこから先の封入れ時間までが無くなります。
具体的には、三つ折り時間、封入れ時間、封筒の重さを計る時間、切手を貼る時間、ポストまで投函する時間が省略されます。
また、時間だけでなく、用紙代、印刷代、切手代、封筒代などのコストも不要になります。
概ね、請求書の発行指示だけの延べ時間を1日とすると
【条件】
月給 220,000円の事務員さん
1ヵ月20日稼動
請求業務に1日間
【計算式】
220,000 ÷ 20日 × 1日間 × 12ヵ月 = 132,000円
★請求書が4枚の場合 40,560円 + 609,120円 = 649,680円
★請求書が10枚の場合 24,960円 + 730,800円 = 755,760円
現状
請求書が4枚の場合 12,480円 + 68,640円 + 528,000円 + 40,560円 = 649,680円
請求書が10枚の場合 31,200円 + 171,600円 + 528,000円 + 24,960円 = 755,760円
提案
請求書が4枚の場合 12,480円68,640円40,560円
請求書が10枚の場合 31,200円171,600円 24,960円
差額
★請求書が4枚の場合 649,680円 – 132,000円 = 517,680円
★請求書が10枚の場合 755,760円 – 132,000円 = 623,760円
なんと623,760円の節約になりました。
自社でサーバーの運用において最も懸念されるのは、セキュリティ対策です。
しかし、私が提案するシステムでは、2段階認証などのセキュリティ対策が標準装備されており、万全の状態で運用できます。
さらに、請求者別の相手担当者以外がダウンロードできないようにも設定できます。
また、現在稼働している基幹システムとの連携についても、標準装備されている機能を活用すれば容易に行えます。
連携の設定は慎重に行う必要がありますが、一度設定すれば大きな問題はありません。
多機能を備えたシステムですので、
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